Toplantı Teknikleri

Düşüncelerin en az arıza ile, en tesirli şekilde hayata geçirilmesinde verimli toplantıların rolü

Büyüktür. Özellikle idarecilerin mesailerinin önemli bir bölümünü toplantılara ayırdıkları düşünülürse, olabildiğince kısa süreli ve az sayıda toplantıyla, mümkün olduğunca çok ve verimli işin gerçekleştirilmesinin lüzumu görülecektir.

Faydalı toplantılar düzenlemek için dikkat edilmesi gereken noktaları şu şekilde sıralayabiliriz:

1. Gündem

Önceden plan yapılmadan bir geziye çıkıldığında, nereye gidip neler yapılacağına karar verilinceye kadar oldukça çok zaman kaybedileceği açıktır. Aynı prensip toplantılar için de geçerlidir. Önceden planlanmamış bir toplantı gereğinden fazla uzayabilir ve dolayısıyla önemli hususların görüşülmesi için yeterince zaman kalmayabilir.

Gündem, toplantıya katılan kişilere rehber olur. Toplantıda nelerin ele alınacağı ve katılanların neleri müzakere etmeye hazırlanmalan gerektiği konusunda fikir verir. Toplantı süresince meselelerin birbirini nasıl takip edeceğini, bunlardan hangilerinin daha önemli olduğunu gösterin

Bir gündemde şu noktalar yer alır:

*Yoklama

*Geçen toplantıda alınan kararlann gözden geçirilmesi

*Gündem maddelerinin zikredilmesi

*Eklenilmesi talep edilen maddeler

*Toplantıya katılamayanların ilettikleri mesajlar

*Gündem maddelerinin görüşülmesi

* Genel bir değerlendirme ve sonuç.

2. Gayeler

Toplantılarda ele alınan mevzuların kuruluşun, grupların ve fertlerin gayeleriyle çelişmemesine dikkat edilmelidir. Kuruluşun gayesi, ‘misyon cümlesi’ şeklinde tezahüe eder. “A vakfı Himmeti milleti olan fertler yetiştirmek için faaliyetler yapar.” Veya “B derneği, milletimizin sosyal enerjisini artırmak için çalışır” ifadeleri, bu tür misyon cümlelerine birer örnektir.

Grup gayeleri, belli görevleri üstlenmek için kurulan grupların taşıdığı gayelerdir. Mesela, bir şirketin yeni mamulünün dağıtımını gerçekleştirmek için kurulan bir ekibin gayesi “bu ürünü en etkin biçimde dağıtmak” olacaktır. Ferdi gayeler ise kişilerin şahıslarıyla alakalıdır. Bilgi ve tecrübeleri artırma isteği, hizmet verme arzusu, madden ve manen tatmin edici bir atmosferde bulunma talebi, bu tür gayelerdir.

3. Mekan

Bir toplantıda kimlerin neleri müzakere edeceği tespit edildikten sonra, bu toplantının nerede gerçekleşeceği belirlenmeli ve görüşmeyi kesmemek için gerekli malzeme ve dokümanlar temin edilmelidir.

Toplantı mekanıyla ilgili olarak şu hususlar önemlidir:

a. Oda yeterince geniş mi?

Oda çok dar veya gereğinden büyük ise katılımcıların konsantre olmaları güçleşir.

b. Odada katılımcılann dikkatlerini dağıtacak şeyler var mı?

Büyük pencereleri, renkli tabloları veya albenili duvar kağıtları olan odalarda meseleler üzerinde yoğunlaşmak oldukça zordur.

c. Odada yeteri kadar donanım mevcut mu?

Ses, ışık ve sıcaklık ayarı yapılabiliyor mu?

Işıkları ayarlamak için toplantıyı bölüp bütün odayı araştırmak hiç de hoş olmasa gerek.

4. Kurallar

Bir toplantıda düzeni sağlayıcı belli kurallar vardır Ancak bu kuralların sayısı ve biçimi, toplantının resmi veya gayr-i resmi olmasına göre değişir. Mesela bir grubun faal çalışmadığı düşünülüyorsa birtakım resmi toplantı kuralları tatbik edilebilir. Eğer, grup, gayr-i resmi bir atmosfer olmasına rağmen düzenli çalışabiliyorsa, böyle bir durumda da katı kurallar üretkenliği azaltabilir.

5. İdarecinin rolü

Bir orkestrada şef, kendine ait vazifeyi bırakıp müzisyenlerin enstrümanlarını eline alarak senfoniyi icra etmeye çalışmaz, zaten böyle bir şeyi de yapamaz. Bir orkestrada her bir ferdin belli bir görevi vardır ve sadece o görevi yapar, birbirine tahakküm etmez. Aynı prensip toplantılar için de geçerlidir.

Toplantıyı idare eden başkan, o toplantıyı yönlendirmekle kalmamalı, “kolaylaştırma”nın yollarını da aramalıdır. Gündeme bağlı kalınması, tartışmaların vuzuha kavuşturulması ve neticelendirilmesi başkanın görevlerinden birkaçıdır. Ancak bu tür vazifeler dışında kalan şeyleri de yapmaya çalışmak, podyumdan inerek orkestraya karışmak gibidir. Bir toplantının üyelerinin belirli fıkirleri vardır ve bunları başkalarıyla paylaşmak için oradadırlar. Bu fikirleri teklif edecek onlardır, başkan değil.

6. Grubun verimliliğinin değerlendirilmesi

Çok iyi ve uyumlu çalışan bir grup içinde bile, bazı şahıslarda tatminsizlik görülebilir. Bu tür insanlar hep daha iyinin peşindedirler. Daha iyiye ulaşmanın bir yolu da yapılanlann değerlendirilmesidir. Bu da üç boyutta yapılabilir:

a. Bilgi açısından (Grubun üstlendiği somut görevler)

*Gündem maddeleri açık ve yeterince kapsamlı olmalıdır.

*Grup, müzakereye yeterince hazır olmalı, daha fazla bilgiye ihtiyaç varsa, önceden temin edilmelidir.

*Eğer bir grup çok çabuk sonuca ulaşıyorsa veya bazı üyeler görüşlerini açıklamak istemiyorsa, bir problem vardır, İyi bir grup ihtilafa düşse bile, sonuca ulaşır, sorgular, müzakere eder, araştırır, öğrenir ve üretir.

b. Toplantının işleyişi açısından (Grubun faaliyet ve uyum açısından durumu)

*Herkes görüşlerini açıklama şansına sahip olmalıdır.

*Önceki toplantılarda alınan kararların ne derece uygulandığı kontrol edilmelidir.

*Faaliyetler özetlenerek, gruptakilere nelerin olup bittiği konusunda ikna edici bilgiler verilmelidir.

*İhtilaf doğduğunda taraflarm birbirini dinlemeleri temin edilmelidir.

*Grupta tartışmalardan doğan sıkıcı bir hava oluştuğunda, rahatlatıcı çareler aranmalıdır Sorumlulukların tavzih edilmesi, bu tür sıkıntıları önleyebilir.

c. Kişiler arası münasebetler açısından (Kararlar nasıl bir atmosferde veriliyor?)

Toplantı teşvik, dayanışma, işbirliği ve saygı ortamında yapılmalıdır.